Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini berlaku sejak 2 September 2026 dan menjelaskan bagaimana PT YAIJ Solusi Internasional (Jl. Desa Putera No.1, RT.7/RW.5, Srengseng Sawah, Kec. Jagakarsa, Kota Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12640) (“kami”) mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data pribadi dalam sistem YAIJ HRIS (“Layanan”) -- sistem informasi kepegawaian internal yang dipakai karyawan, peserta program, dan pihak terkait lain yang berhubungan dengan PT YAIJ Solusi Internasional.

Layanan ini BUKAN aplikasi publik/konsumen -- akses dibatasi untuk karyawan, peserta program, dan kandidat rekrutmen PT YAIJ Solusi Internasional yang diberi akun secara khusus.

• Biodata & dokumen kepegawaian: nama, NIK, alamat, nomor telepon, email, tanggal bergabung, jabatan/divisi, serta dokumen yang diunggah sendiri (KTP, Kartu Keluarga, ijazah, NPWP, CV, dsb.).
• Data absensi & lokasi: waktu clock-in/clock-out, koordinat GPS saat clock-in/out (untuk verifikasi lokasi kerja), serta status kehadiran (hadir/telat/izin/sakit/cuti/alpa). Khusus pengguna aplikasi mobile yang mengaktifkan sendiri fitur opsional “Pengingat Absen Otomatis” (harus dinyalakan manual lewat Pengaturan Notifikasi, tidak pernah otomatis): lokasi HP dipantau di latar belakang (izin “Selalu”/Always) HANYA untuk mendeteksi kapan HP memasuki area lokasi kerja yang terdaftar, semata untuk mengirim notifikasi pengingat “belum absen masuk” -- lokasi latar belakang ini TIDAK disimpan/dikirim ke server kami sama sekali (diproses sepenuhnya di HP), berbeda dari koordinat GPS saat clock-in/out di atas yang memang tersimpan sebagai bukti kehadiran. Fitur ini bisa dimatikan kapan saja lewat toggle yang sama.
• Foto & data biometrik saat absen: setiap clock-in/clock-out WAJIB menyertakan foto wajah -- disimpan sebagai bukti kehadiran. Bagi karyawan yang mengaktifkan verifikasi wajah, kami JUGA menyimpan representasi matematis wajah (face descriptor) hasil pemrosesan foto tersebut, dipakai khusus untuk mencocokkan identitas secara otomatis saat absen berikutnya. Pemrosesan foto menjadi face descriptor dilakukan LANGSUNG di perangkat/browser Anda (bukan dikirim ke server pihak ketiga mana pun untuk diproses) -- baik foto maupun face descriptor TIDAK PERNAH dibagikan ke pihak ketiga mana pun (lihat juga Bagian 4), dan hanya kami simpan di server kami sendiri semata untuk keperluan absensi Anda di PT YAIJ Solusi Internasional.
• Data payroll: komponen gaji, potongan, informasi rekening bank, nomor BPJS, dan slip gaji.
• Data rekrutmen: bagi kandidat pelamar kerja -- CV, riwayat pendidikan/pekerjaan, dan catatan proses seleksi.
• Data akun Google (kalau Anda pilih menghubungkan): lihat Bagian 3 di bawah.
• Data akun Apple (khusus aplikasi iOS, kalau Anda memilih masuk pakai “Sign in with Apple”): alamat email dari Apple ID Anda -- dipakai HANYA untuk mencocokkan identitas ke akun YAIJ HRIS yang SUDAH terdaftar sebelumnya oleh admin (sama seperti login Google, TIDAK membuat akun baru). Kalau Anda memilih “Sembunyikan Email Saya” saat Apple menampilkan dialog izin, alamat relay yang diberikan Apple kemungkinan besar tidak akan cocok dengan akun YAIJ HRIS Anda -- pilih “Bagikan Email Saya” atau gunakan login email/password biasa.
• Data teknis: log aktivitas sistem (audit trail), sesi login, dan alamat IP -- untuk keamanan & pemecahan masalah.
• Token perangkat (khusus aplikasi mobile): untuk mengirim notifikasi push (pengingat absen, persetujuan izin/cuti/lembur, dsb.) lewat Firebase Cloud Messaging, HP Anda diberi token identifikasi unik yang tersimpan terkait akun Anda -- token ini TIDAK dipakai untuk melacak Anda di luar Layanan (bukan untuk iklan).

• Mengelola administrasi kepegawaian: absensi, cuti/izin, lembur, penggajian, KPI, dan surat-menyurat resmi.
• Memverifikasi identitas & lokasi kehadiran karyawan.
• Memproses rekrutmen kandidat pelamar kerja.
• Menjaga keamanan sistem (mencatat aktivitas mencurigakan, audit trail perubahan data).
• Mematuhi kewajiban hukum & administratif ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.

Kami TIDAK menjual data pribadi Anda kepada pihak mana pun, dan tidak menggunakannya untuk iklan.

Layanan ini menawarkan fitur opsional yang terhubung ke Google API. Untuk Google Drive & Google Sheets, izin yang diminta sesuai kebutuhan integrasi masing-masing (lihat rincian di bawah). Untuk Google Calendar & Google Tasks, KEDUA izin ini SENGAJA diminta SEKALIGUS dalam satu proses hubung akun -- bukan dipisah per sub-fitur -- supaya karyawan cukup sekali klik untuk mengaktifkan sinkronisasi modul Work Management (Activity Tracker, Task Management, & Project Management), meski tiap sub-fiturnya sebenarnya cuma memakai salah satu:

• Google Calendar & Google Tasks (opsional, per-karyawan, modul Work Management): kalau Anda memilih menghubungkan akun Google pribadi Anda lewat Activity Tracker, Task Management, atau Project Management, kami membuat SATU kalender & SATU daftar tugas KHUSUS di akun Google Anda (bukan kalender/tugas utama Anda) untuk menyinkronkan kegiatan/tindak lanjut yang Anda catat di Layanan ini secara dua arah. Secara teknis, Activity Tracker hanya memakai sisi Google Calendar, sedangkan Task Management & Project Management hanya memakai sisi Google Tasks (daftar tugas khusus ini dipakai BERSAMA oleh keduanya, satu daftar yang sama, bukan dua daftar terpisah) -- tapi karena satu proses hubung akun mencakup keduanya sekaligus (lihat penjelasan di atas paragraf ini), menghubungkan dari salah satu sub-fitur otomatis mengaktifkan sinkronisasi untuk ketiganya. Kalau atasan menugaskan sebuah task kepada Anda lewat Task Management, nama atasan tersebut ikut ditampilkan sebagai catatan pada task itu di daftar tugas Google Anda. Kalau Anda mengundang rekan kerja lain ke suatu kegiatan lewat Activity Tracker, alamat email kerja mereka ikut dikirim ke Google Calendar sebagai peserta (attendee) event tersebut supaya mereka menerima undangan Google Calendar seperti biasa, dan status konfirmasi kehadiran mereka (menerima/menolak/belum merespons) dibaca balik dari Google untuk ditampilkan & memicu notifikasi di Layanan ini. Kami tidak pernah membaca/mengubah acara atau tugas lain di akun Google Anda di luar kalender/daftar tugas khusus itu.
• Alamat email & profil dasar Google (bagian dari proses menghubungkan di atas): dipakai HANYA untuk mengonfirmasi & menampilkan akun Google mana yang sedang terhubung ke modul Work Management Anda (mis. “Terhubung sebagai nama@gmail.com”) -- BUKAN dipakai membuat akun/profil baru, dan tidak dipakai di luar keperluan itu.
• Google Drive & Google Sheets (internal, dikelola admin): dipakai untuk menyimpan dokumen resmi (surat, dokumen kepegawaian, notulen rapat) dan menyinkronkan data payroll ke spreadsheet internal perusahaan lewat SATU akun layanan internal -- BUKAN Drive pribadi karyawan, dan BUKAN bagian dari alur yang dilihat karyawan biasa.

Anda bisa memutuskan sambungan Google Calendar & Tasks kapan pun lewat halaman Activity Tracker (tombol “Putuskan Sambungan”) -- ini otomatis mencakup Task Management & Project Management juga (satu sambungan, lihat penjelasan di atas), bukan cuma Activity Tracker sendiri. Data yang sudah tersimpan di Layanan tetap utuh, cuma berhenti tersinkron.

Kami tidak menjual data pribadi Anda, dan tidak membagikannya ke pihak ketiga kecuali kepada penyedia layanan yang memproses data ATAS NAMA kami (di bawah), kalau diwajibkan oleh hukum/permintaan resmi instansi berwenang, atau dengan persetujuan eksplisit Anda. Penyedia layanan yang kami pakai:

• Google (Firebase, Calendar, Tasks, Drive, Sheets, Sign-In): integrasi Calendar/Tasks/Drive/Sheets & Sign-In dijelaskan lengkap di Bagian 3; layanan Firebase lain (Cloud Messaging untuk push notification, Crashlytics, Analytics) dijelaskan di Bagian 1.
• Apple (Sign in with Apple, khusus aplikasi iOS): dipakai HANYA untuk memverifikasi identitas Apple ID Anda (email) saat masuk -- lihat Bagian 1.
• Meta (WhatsApp Business API): dipakai mengirim notifikasi (pengingat absen, persetujuan izin/cuti/lembur, hasil permintaan reset password) & menerima balasan HRD lewat WhatsApp -- nomor telepon & isi pesan notifikasi melewati infrastruktur WhatsApp/Meta.
• Penyedia layanan AI (Groq, Google Gemini, dan/atau DeepSeek -- tergantung konfigurasi aktif): kalau Anda memakai fitur Asisten AI, isi pesan Anda & data terkait yang relevan untuk menjawabnya (lihat Bagian 1) dikirim ke salah satu penyedia ini untuk diproses menjadi jawaban.
• Hostinger (hosting server): menjalankan infrastruktur teknis (server & database) Layanan ini.

Akses ke Layanan dilindungi autentikasi akun & sesi terenkripsi. Data sensitif (kata sandi, token akses Google) disimpan dalam bentuk yang tidak bisa dibaca langsung (hash/terenkripsi). Akses ke data karyawan lain dibatasi berdasarkan peran & jabatan masing-masing pengguna.

Data kepegawaian disimpan selama masa kerja Anda di PT YAIJ Solusi Internasional dan sesuai kewajiban penyimpanan dokumen ketenagakerjaan yang berlaku setelahnya. Anda bisa meminta penghapusan/koreksi data pribadi Anda (di luar kewajiban penyimpanan hukum) dengan menghubungi kami lewat kontak di Bagian 8.

Khusus foto bukti absen (Bagian 1): dihapus otomatis 90 hari setelah tanggal absennya — jangka waktu ini cukup untuk keperluan verifikasi/sengketa kehadiran yang wajar, tanpa menyimpan foto lebih lama dari yang diperlukan. Catatan absensinya sendiri (jam, lokasi, status hadir/telat/dsb.) TETAP tersimpan sesuai jangka waktu di paragraf atas — yang dihapus cuma fotonya.

Khusus face descriptor (representasi matematis wajah, Bagian 1) — BEDA dari foto bukti absen di atas: descriptor ini tersimpan SELAMA Anda masih terdaftar memakai verifikasi wajah (dipakai berulang setiap absen berikutnya untuk mencocokkan identitas), dan dihapus lewat fitur “Reset Wajah” yang bisa dijalankan admin — baik atas permintaan Anda (lewat kontak di Bagian 8) maupun sebagai bagian proses admin lain (mis. Anda perlu mendaftar ulang wajah).

Sesuai Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) yang berlaku di Indonesia, Anda berhak mengakses, mengoreksi, meminta penghapusan (sesuai batasan kewajiban hukum), serta menarik persetujuan atas data pribadi Anda yang kami proses.

Pertanyaan seputar Kebijakan Privasi ini atau permintaan terkait data pribadi Anda bisa disampaikan ke teamhrdyaij@gmail.com.

Kami bisa memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Perubahan berlaku sejak tanggal publikasi terbaru di halaman ini.